Committees Generally Fail

By Keije

Today, it is once again the beleidswisselledenvergadering. A committee policy tends to be a bunch of text you recycle every year, like a game of telephone where you already know the answer. This makes the policies a fascinating relic of salt from when the Koornbeurs was actually salty, but not useful. What is useful is the part that changes every year – the goals of the committees. Committees set short and long term goals for themselves, and as they finish these goals, new goals are added. Or, that is how it should be. In practice, committees generally fail at finishing their goals.

What counts as a finished goal? That, first of all, it is difficult to determine. Committees fail at evaluating their goals too. Only the Geeki actually examines their short- and long term goals in their policy evaluation. Many committees did not evaluate their policy, it seems. Five committees (the AKtivikie, Bootki, Kritiki, Popkie and Redâkkie) do not have any short- and long-term goals and are planning to just float along and stagnate.

For the purpose of this article, I decided that a finished goal is a goal that appeared in last year’s policy, but does not appear in this year’s. This could have two reasons: either the goal was reached or reaching the goal was determined unnecessary. I would count both as finished. As the opposite, I counted failed goals, that appeared in both last year’s and this year’s policy. These were goals which the committee determined should have been reached, but were not.

We should not give every failed goal the same weight. Some goals are very urgent and should be finished as soon as possible. Others are projects of decades. Luckily, committees divide their own goals in short- and long-term ones. Now we must discuss what a short term and a long term are. I would propose that a short term goal is one to be finished in the next year, before the new policy is written. A long term one takes more than a year, and we should expect it to be repeated across policies. (Some committees write their own raison-d’être as a long-term goal. If a bar committee recognized that finding bartenders does not have a ’term’, I would have counted that as a finished goal.)

It should therefore not be surprising that of the 17 long-term goals presented last year, only 2 (12%) were finished: the two Acqki long term goals. Senaat, FK, Hamer & Sponskie, Schenki, Stofkie, Tapki and Techkie are still working on the other 15. (It would be interesting to have a reflection of the progress they are making, but as I wrote earlier, nobody ever evaluates their goals.) In the mean time, 8 new long-term goals were added. Of these, 4 were added by the FOMOki, who now tie the Tapki and Techkie for the most long-term goals. I wonder which of the 23 open long-term goals will be finished before the end of next decade.

So, of the short-term goals, how many were finished? More than 12%, hopefully. Indeed, the percentage is almost double: 20%, a whopping 8 out of 41. Geeki, FOMOki, Hamer & Sponskie, and Schenki managed to finish at least one short-term goal. Senaat, FK, Acqki, Introduckie, Stofki, Tapki and Techkie did not finish any. This failure did not prevent committees from adding 19 new short-term goals. However, most new short-term goals were added by committees that performed relatively well (4 by the Geeki and 3 by the FOMOki). And 6 short-term goals were added by the Riskie, who did not have any published goals before. Hopefully, they will do better than the others.

Now you probably are bored because of all the text. Therefore, below, I have made a ranking of most successful committees based on the percentage of short-term goals they finished. I used the highest number of failed goals as a tiebreaker. And I have summarized all the goals of all committees. In the order of the agenda of the beleidswisselledenvergadering, so you can grill them all in sequence.

CommitteeNumber of short-term goals (2024)Percentage finishedNew short-term goals
FOMOki367%3
Schenki540%1
Geeki838%4
Hamer en Sponskie425%1
FK10%1
Introduckie20%0
Acqki20%2
Stofki30%0
Techkie30%0
Senaat40%0
Tapki50%0
Achieved goals by committee
CommitteeShort/ long termGoalFinished?
SenaatShortHet begeleiden van het herschrijven van het verenigingsbeleid na corona.Failed
SenaatShortLijsten opstellen van mensen en contactgegevens die veel te maken hebben gehad met grote projecten sinds de afstoting van de grote zaal.Failed
SenaatShortLijsten opstellen van bronnen van wetten waar de Koornbeurs geregeld mee in aanraking komt.Failed
SenaatShortVerder wil de Senaat een archiefsysteem opzetten op basis van op onderwerp verdeelde dossiers en zal zich inzetten om deze dossiers een à twee keer per jaar bij te werken.Failed
SenaatLongHet bestaan en het doel van de Senaat algemeen bekend maken onder de leden.Failed
GeekiShortDe Geeki wordt beter in hun beleid volgen.Finished
GeekiShortNextcloud een consistente uptime geven, en verder promoten onder leden. Nextcloud zou een uptime moeten hebben van 99% (~15 minuten per dag down, of ~4 dagen per jaar). Als er een probleem is met de Nextcloud, wordt dat ontdekt en in ieder geval tijdelijk opgelost binnen 1 dag.Finished
GeekiShortNextcloud krijgt een development-versie, die gebruikt wordt door Geeki leden om aan de Nextcloud te werken.Failed
GeekiShortHet afmaken van een wiki-systeem om leden makkelijke toegang te geven tot Koornbeurs gerelateerde handleidingen en informatie. Het wiki-systeem is af een paar weken voor de start van de zomer. Koornbeursers kunnen, afhankelijk van hun commissies, bepaalde pagina’s bekijken en bewerken. De hoofdpagina wordt eerst gemaakt door de Geeki, en daarna bijgehouden door de secretaris van het bestuur. Hiervoor wordt een overdracht stuk geschreven.Finished
GeekiShortDe Geeki-Wiki (die nu op ‘alleen-lezen’ staat) wordt weer bewerkbaar en bijgehouden (e.v.t. door het te verplaatsen naar een andere service).Failed
GeekiShortKoornbeursers worden gestimuleerd om sneller de Geeki te contacteren als iets stuk is (bijv. d.m.v. gelamineerde briefjes bij de telefoons neer te leggen).Failed
GeekiShortVerder gaan met het overdragen van kennis, met als einddoel dat alle leden in ieder geval oppervlak kennis hebben over iedere technische verantwoordelijkheid van de Geeki.Failed
GeekiShortIn samenspraak met de relevante partijen (zoals bestuur) het privacybeleid van de Koornbeurs GDPR-conform te maken, en voor zo ver als redelijkerwijs mogelijk te implementeren.Failed
GeekiShortDe Geeki word nog beter in hun beleid volgen.New
GeekiShortHet Hoofdwachtwoord veranderenNew
GeekiShortMeer tijd steken in het onderhouden en verbeteren van ons eigen software, zoals Webmanager.New
GeekiShortMeer Geeki leden die bij werksessies aanwezig zijnNew
GeekiLongLedenadmin volledig vervangen met WebmanagerNew
FKShortOp een maatschappelijk verantwoorde manier winst maken.Failed
FKShortWe willen het grootboekrekeningschema herzien. […]New
FKLong[…] om de termijn voor het indienen van het jaarverslag van de vereniging te verlengen van vier naar zes maanden. […]Failed
FKLongHerzien en aanpassen van het commissiefinanciënsysteem.Failed
AcqkiShortDe bewustwording van leden om “te Acqkiën” verhogen.Failed
AcqkiShortDe sponsorbronnen diversiviseren.Failed
AcqkiLongeen belangrijke rol spelen in de financiële gezondheid van de vereniging en een ruim bestand aan bevriende sponsoren opbouwen voor verschillende soorten activiteitenFinished
AcqkiLongde leden bewust maken van de mogelijkheden tot het aantrekken van externe geldenFinished
AcqkiShortEen duidelijk overzicht hebben van de acquisitie-activiteiten van de Koornbeurs.New
AcqkiShortDuidelijke handleidingen en overdrachtsstukken creëeren om kennisoverdracht binnen de acqki te vergemakkelijken.New
AKtivikie
Bootki
FOMOkiShortAdhere to the goal of 2-3 posts per monthFailed
FOMOkiShortInstitute a house style from clear communicationNew
FOMOkiShortExpand online promotions to platforms such as IndebuurtNew
FOMOkiShortBuy a new cameraNew
FOMOkiShort[…] dat de FOMOki uitbreidt in ledenaantal.Finished
FOMOkiShort[…] mensen buiten de FOMOki in te plakken en in te klikkenFinished
FOMOkiLongWork out agreements with other establishments and associations for mutual promotionNew
FOMOkiLongTo have around 20 regular plakkersNew
FOMOkiLongIncrease posts to 4 per monthNew
FOMOkiLongMake a TikTok account where we interview drunk people and get them to say stupid stuffNew
Hamer & SponskieShortEen bord/logo voor op de buitengevel ontwerpen en plaatsenFailed
Hamer & SponskieShortP-kamer, Stencil en zolderzolder inrichting en meubilering afmakenFailed
Hamer & SponskieShortJonge klussers groomenFailed
Hamer & SponskieShortEen nieuwe controller en nieuwe dimmers voor de kelderverlichting installerenNew
Hamer & SponskieShortDe keuken van water voorzienFinished
Hamer & SponskieLongde mensen die nog weinig ervaring hebben met klussen op te leiden tot goede klussersFailed
Hamer & SponskieLongervoor te zorgen dat leden zich actief inzetten voor het klussen en schoonmaken binnen de sociëteitFailed
IntroduckieShortReflecteren op wat wel en niet werkt en daar op verbeteren hopelijk met input van andere leden.Failed
IntroduckieShortDe introduckie groter krijgen en een actievere rol geven in de integratioe van kennismakers.Failed
KAkiShort[…[ vanaf boekjaar 2025-2026 de KAKi financiën volledig te integreren met de vereniging. […]New
Kritiki
Popkie
Redâkkie
RiskieShortOpenbaar spelletjes overzicht, nu al te vinden in de spelletjeschatNew
RiskieShortMeer bordspellenavonden organiseren, onder andere doormiddel van de spelletjeschatNew
RiskieShortDe spelletjeschat opnieuw tot leven wekkenNew
RiskieShortHet faciliteren van een ‘spel van de maand’ in de zolderboekenkast en het leesplankje in de kelder.New
RiskieShortActiviteiten uitbereiden naar andere dagen, bijvoorbeeld dinsdag.New
RiskieShortHet benoemen van een commissaris promo, welke over promotie naar externen, maar ook naar binnen de koornbeurs, zorgt voor bekendheid over de activiteit.New
RiskieLongConsistente spellentejesavonden op maandag en dinsdag blijven organiseren.New
SchenkiShortUiteraard mag de thee op de theezolder niet vergeten worden. Om het nog bijzonderder te maken willen we een eigen blend thee introduceren.Failed
SchenkiShortWe willen graag een thee menu voor aan de bar maken voor extra overzicht.New
SchenkiShortOp het moment is de ijsmachine niet aangesloten op een afvoersysteem, waardoor we genoodzaakt zijn om een bak te gebruiken. Dit is niet wenselijk. Daarom willen we een goed afvoersysteem voor de ijsmachine maken.Failed
SchenkiShortOm de schenkers te helpen, willen we net als bij de kelderbar een fysieke schenkers instructie maken voor de zolderbar. Dit zou eventuele vragen moeten beantwoorden die schenkers hebben.Failed
SchenkiShortHet bevorderen van kennis binnen de schenki.Finished
SchenkiShortDe kennis makkelijk beschikbaar maken door handleidingen te makenFinished
SchenkiLongOp het moment is de koffie situatie op zolder niet zoals deze gewenst is. We willen op de lange termijn graag een professioneel barista apparaat.New
SchenkiLongOp het moment doen we onze koffie inkopen bij Simon Lévelt. Wij zouden liever de plaatselijke branderij en winkel Neef Rob willen gebruiken als leverancier. Nadat we een goed barista apparaat hebben willen we een partnership aangaan met Neef Rob voor betere koffie.New
SchenkiLongIn het verleden organiseerde de Schenki meer activiteiten naast de filmavonden zoals Choco Zolder, Smoothie Zolder en 24 uurs theezolder. We willen in de toekomst weer meer van dit soort activiteiten neerzetten. Dit doen we door oude activiteiten weer uit de kast te halen en nieuwe activiteiten te bedenken.Failed
StofkiShortHet contact met het oud-leden comité der SSR verbeterenFailed
StofkiShortTweemaals dit jaar een oud-ledenborrel houdenFailed
StofkiShortEen duidelijk plan opstellen met de penningmeesters en secretaris over hoe het donateursbestand en oud-ledenbestand samenwerkenFailed
StofkiLongHet catalogiseren, ordenen en uitbreiden van een bibliotheek van oude verenigingsliteratuur, verenigingsrelikwieën en aanverwante zakenFailed
TapkiShortVrijwilligers enthousiast maken voor het tappen.Failed
TapkiShortAlle Vrijwilligers die bar staan hun IVA-diploma laten behalen.Failed
TapkiShortNieuwe leden/kennismakers inwerken achter de bar.Failed
TapkiShortHet kennis niveau van alle vrijwilligers, waaronder ook leden die al langer lid zijn, weer op peil brengen, en indien nodig opnieuw in te werken.Failed
TapkiShortLijst van vrijwilligers die gevaardigd zijn bar te staan bijwerken.Failed
TapkiShortEen Tapkie-busje aanschaffen.Failed
TapkiLongVrijwilligers enthousiast houden voor het tappen.Failed
TapkiLongBar onderhouden, zodat de Kelderbar de geplande levensduur haaltFailed
TapkiLongLijst van vrijwilligers die gevaardigd zijn bar te staan up-to-date houden.Failed
TapkiLongTapkie-busje verkopen.Failed
TechkieShortAl het licht- en geluidsmateriaal dat overbodig is geworden met het verdwijnen van de grote zaal is verkocht. De inventaris bestaat uitsluitend uit materiaal dat regelmatig gebruikt wordt en dat past bij het karakter van de activiteiten.Failed
TechkieShortEr is een ruim bestand van ingewerkt licht- en geluidspersoneel: het is makkelijk voor geïnteresseerde leden om een keer mee te lopen en om ingewerkt te worden. Op elke activiteit waar licht- en/of geluidsondersteuning nodig is is er voldoende personeel aanwezig.Failed
TechkieShortHet aanwezige materiaal is goed onderhouden en wordt periodiek gecontroleerd. Iedereen die gebruik maakt van het licht- en geluidsmateriaal doet dit met gepaste voorzichtigheid om de levensduur van de apparatuur niet onnodig te verkorten. De Techkie bindt consequenties aan het on- voorzichtig omgaan met de faciliteiten die zij beheert voor de vereniging.Failed
TechkieLongEr is een groot overdrachtsstuk dat jaarlijks herzien en bijgewerkt wordt.Failed
TechkieLongZodra er wordt gesignaleerd dat er gaten vallen in het personeelsbestand, of dat deze eraan gaan komen, worden ze opgevuld met nieuwe mensen.Failed
TechkieLongDoor periodieke controle en feedback vanuit de gebruikers van het materiaal buiten de Techkie (bijvoorbeeld de DJ’s) is apparatuur altijd werkend en beschikbaar wanneer dit nodig is.Failed
TechkieLongDe inkoopkosten zijn geminimaliseerd omdat apparatuur efficiënt en op tijd gerepareerd wordt waardoor vervangen minder vaak nodig is.Failed
Committee goals